[독서] 일잘러의 보고서 작성법(결론: 동료의 시간을 절약해주자)

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(tmi) 오늘 회사 디자인부서에서 이메일 명함의 서명을 바꾸라는 메시지의 메일을 받았는데 

방법을 엄청 상세하게(여기 들어가서 여기 클릭해서 여기다 넣으세요 이런 식) 적혀있어서 보기 편했다 

역시 팀장님 직급이라서 센스가 있다는 생각과, 팀장님이신데 이렇게 센스가 있다는 생각이 공존하면서 

나도 상대의 시간을 아껴주는 일처리를 해야겠다는 생각이 들었다 

 

1. 상대의 시간을 아껴주는 보고서 작성 

- 독자는 '유치원생'이라고 생각하자, 내 문서를 정독하는 사람은 나뿐이다 

- 상대의 시간을 아껴준다 = 일 잘한다 = '저 사람과 일을 하면 뭔가 착착 진행이 되네?'

 

2. 좋은 문서 vs 나쁜 문서 

- 좋은 문서:

 -> 보는 사람의 노력 없어도 쉽고 빠르게 이해되는 문서 

 -> 상대가 궁금해할 내용이 미리 쓰여 있어 일방적인 커뮤니케이션을 하지 않는 문서 

- 나쁜 문서: 

 -> 정독을 해야만 이해할 수 있는 문서 

 -> 왜? 어떻게? 마음속 질문이 생기는데 배경, 원인, 결론, 시사점 등 정해진 순서를 밀고 나가는 문서 

 

3. 좋은 보고서 쓰는 법 

- 핵심 메시지 + 설명 / 근거 + 시각 자료 

- (디자인) 간격을 균일하게 + 정렬을 올바르게 + 통일감 있게 

 

4. 총정리 

- 듣는 사람에게 전할 메시지 생각 

- 핵심 메시지, 설명/근거, 시각자료 문서에 담기 

- 혼잣말로 훑어보기 

- 순서 다듬기, 소제목 붙이기 등 수정 

- 내 말과 문서가 읽히는 시선이 같이 갈 수 있는지 검토 

- 이 작업을 반복 

- 가독성을 위한 문서 디자인 시작 

- 간격/정렬/통일감 다듬기 

- 직관적 이해를 위한 '색'사용 

- 내용 강조 표시 진행 

- 완성 

 

5. 일잘러의 공통점 = 상대방을 미리 생각하고 배려함 

- 본인이 맡은 일이 어디에 쓰일지, 목적이 무엇인지 분명히 알고 있다 

- 상대방과 내가 같은 이해를 할 수 있도록 직관적으로 말함 

- 같이 일하는 사람의 시간을 절약해 줌